Poniżej przedstawiam swoje pomysły, sugestie i uwagi odnośnie organizacji Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego 2020. Bazują one na moim doświadczeniu pracy w Zespole Koordynującym OBO 2019, którego byłem Przewodniczącym. Miałem okazję zobaczyć organizację tego sporego przedsięwzięcia od środka, co było dla mnie bardzo pouczającą lekcją.

System informatyczny

System ten ma kilka rodzajów użytkowników:

• wnioskodawcy, czyli mieszkańcy, którzy w danym miejscu mieszkają;
• urzędnicy, czyli osoby odpowiadające za skuteczne przeprowadzenie OBO, dla mieszkańców w tej kategorii będą wszyscy zajmujący się organizacją łącznie z Zespołem Koordynującym, lepsza nazwa byłaby “Zespół Ogarniający”, t.j.:
  • pracujący przy procesowaniu wniosków;
  • oceniający wnioski;
  • wprowadzający głosy;
  • potrzebujący statystyk / danych;
• głosujący, czyli mieszkańcy, którzy wybierają projety oddając głosy.

to z ich perspektywy postaram się opisać to jakich zmian należałoby dokonać.

Perspektywa wnioskodawcy

Obecnie system umożliwia tylko pojedynczą interakcję, t.j. zgłoszenie projektu. Pozostała komunikacja z wnioskodawcami odbywa się poza systemem do OBO, w ramach kontaktów telefonicznych i emailowych.

Na pewno wniosek powinien być widoczny i dostępny w systemie bez względu na swój status.

Moim zdaniem, opinie Zespołu Opiniującego powinny być automatycznie publikowane na stronie wniosku. Każda w swoim odpowiednim polu, tak aby od razu było wiadomo, która jednostka miejska ową opinię wyraziła.

Wydaje mi się, że mogłoby mieć sens umieszczenie linii czasu/etapów, na której byłoby zaznaczone, na którym etapie oceny wniosek się znajduje.

Każdy projekt ma swoją podstronę i adres URL w systemie. Zwróciłbym tutaj uwagę na to, aby system generował jakieś sensowne miniaturki lub obrazy, które przy wstawianiu linku do projektu do mediów społecznościowych wyglądały atrakcyjnie. Powinny mieć nazwę projektu, jego numer, logo OBO, edycję. To darmowa promocja idei OBO, warto o to zadbać.

Pomysł: można generator obrazków zrealizować jako jednodniowy/popołudniowy hackathon, razem np. z OlCamp albo OPNT, zrobić z tego wydarzenie promujące OBO. Wnioskodawcom bardzo by się coś takiego przydało. O ile część, ta za którą stoją stowarzyszenia czy przedsiębiorcy potrafi działać bardzo profesjonalnie, o tyle często mniejsze grupy mieszkańców mają zadanie utrudnione.

Perspektywa urzędnicza

Moim zdaniem jest to element, na którym należałoby się skupić. W obsługę OBO wkładana jest horrendalna ilość pracy, nawet drobne uproszenia szybko przełożą się na długie godziny.

Każdy zainteresowany powinien mieć konto w systemie. T.j. osoby, które wstawiają czy modyfikują cokolwiek powinny mieć swoje konta. W szczególności dotyczy to członków Zespołu Opiniującego. Urzędnicy ci powinni mieć możliwość edycji dodawania opini jako organizacja/instytucja, którą reprezentują, bez możliwości edycji całego wniosku.

Pierwszą rzeczą jest to, że system powinien automatycznie wysyłać maile do wnioskodawców. Takie maile powinny być wysyłane w sytuacji dokonania zmiany wniosku t.j.:

• zmiana statusu wniosku (Zespół Koordynujący);
• edycja którekolwiek pola wniosku;
• dodanie opinii przez zespół opiniujący;

Dodatkowo, Zespół Koordynujący lub Urzędnik, który obsługuje system powinien mieć możliwość wysłania wiadomości do wnioskodawcy bezpośrednio z systemu. To jest kluczowa funkjonalność.

Moim zdaniem, karta oceny wniosku powinna zostać całkowicie przeniesiona do systemu OBO, nazwijmy ją “internetową kartą oceny wniosku”. Obecna forma papierowa utrudnia pracę, wykonuje się często ją dwa lub więcej razy. Stanowi to znaczące utrudnienie dla wszystkich biorących udział w procesie: Zespołu Koordynującego, Przewodniczącego, Zespołu Opiniującego, Urzędników pilnujących formalności.

Zespół Opiniujący, który jest de facto decydujący o tym, czy wniosek zostanie przepuszczony do kolejnego etapu powinien opiniować wnioski w systemie OBO. W momencie, gdy wszystkie jednostki umieszczą opinię, lub projekt zostanie przez jedną z jednostek odrzucony, takie opinie powinny być publikowane na stronie wniosku. Wszystkie opinie powinny być znakowane znacznikiem czasu, co pozwoliłoby na szybką weryfikację momentu wystawienia. Z moich doświadczeń nie było tutaj żadnych problemów, a pokazywałoby jak dużo pracy jest do wykonania w krótkim czasie.

Dodatkowo każda jednostka opiniująca powinna dokonywać decyzji TAK/NIE, z uzasadnieniem słownym w przypadku decyzji negatywnej. Często opinie zawierały warunek, pod którym wniosek może zostać dopuszczony, aby ułatwić obsługę takich sytuacji, przy każdej opinii powinna być możliwość (przycisk “Poproś o ponowną opinię”) ponownej oceny. Powinniśmy jednak zachowywać wcześniej negatywne opinie, byłyby one wskazówkami dla mieszkańców na przyszłość.

Wydruk jednolitej karty projektu, karty oceny wniosku. Zamiast uzupełniać na papierze, drukujemy ją na koniec. Z systemu mamy wszystkie opinie i daty zmiany statusu, nie trzeba wiec ich uzupełniać ręcznie. Widzę tutaj dwa rozwiązania, pierwsze to możliwość wydrukowania wniosku wraz z wszytkimi ocenami oraz historią zmian statusu do podpisu ręcznego zainteresowanych.Alternatywna wersja, to podpisanie dokumentu PDF podpisem cyfrowym (wszak urząd się informatyzuje, ma być cyfrowy obieg dokumentów).

Perspektywa głosujacego

Moim zdaniem ta część działała najsprawniej. Większość uwag była drobna. Nie było zdarzeń, które w sposób krytyczny zaburzałyby pracę systemu.

W niektórych miastach jest możliwość zadawania pytań przez mieszkańców, czy wręcz pisania opinii nt projektów. Na takie pytania odpowiadają sami wnioskodawcy. Moim zdaniem jest to ciekawa i angażująca funkcja, ale nie kluczowa. Zapewne wymagałaby moderowania?

Liczba projektów, czy to osiedlowych czy miejskich nie była na tyle duża by przeglądanie ich stanowiło problem. Można byłoby rozważyć umieszczenie przycisków “Poprzedni projekt” i “Kolejny projekt”, jednak to tylko drobne usprawnienie.

Wg mojej oceny niskim kosztem można byłoby dać możliwość dodania projektu do “koszyka” / listy projektów na które możemy oddać głos bez przeładowywania się strony.

Ważnym elementem, który powinniśmy wprowadzić powinna być jakaś forma potwierdzenia oddania głosu przez mieszkańca. Mam tutaj kilka propozycji, z których najprostszą powinno być potwierdzenie mailowe, w którego treści należy umieścić projekty na które mieszkaniec oddał głos, oraz jakaś forma unikalnego i niepowtarzalnego identyfikatora tego głosu. Byłaby to podstawa do ewentualnego rozpatrywania skarg czy roszczeń. Podobne rozwiązanie umożliwiło rozwikłanie problem znikających głosów w Gdańsku.

Ewaluacja i statystyki

Moim zdaniem system powinien publicznie wyświetlać następujące dane, myślę że dopiero po zakończeniu głosowania:

• sumaryczna liczba głosów / punktów jakie otrzymał projekt;
• liczba punktów z rozbiciem na to ile otrzymał 1, 2, 3 punktów;
• liczba głosów / punktów z rozbiciem na głosy oddane drogą analogową i cyfrową;
• liczbę głosów / punktów z rozbiciem na wiek głosujacych (mogą być przedziały wiekowe, ważne aby były równe);
• liczbę głosów / punktów pogrupowanych wg wieku oraz sposobu oddania głosu.

Podsumowanie

Zapisałem tutaj wszystkie swoje spostrzeżenia. Gdybym miał wybrać na czym należałoby się skupić, byłaby to perspektywa pracy “Zespołu Ogarniającego”, w szczególności: możliwość opiniowania wniosków bezpośrednio w systemie oraz automatyczne maile do wnioskodawców.

Last modified on 2020-02-24